仕事をする上で欠かせないツールがメールである。最近では、電話を使うことがぐんと減り、社内外問わず、毎日何通ものメールをしている。しかし、テキストでのやりとりだとうまく意図が伝わらず、確認や質問のやりとりを何往復もするはめになることもある。
では、どのようにするとスムーズなやりとりができるのだろうか。
結論を先に書く
意図が伝わらない原因は、結論を後回しにしてしまうからである。
自分の考えや経緯を先に書いてしまい、結論を最後に書く。
そうすると、相手はこんな状態になってしまう。
・読んでいるうちに、一体何が言いたいのか？がわからなくなる
（何度も読み返すことにもなる）
・何を言いたいのかをすべての文章から読解しなければならないという状態で
読み進めることになり、大きな負荷がかかる
まずは結論を頭に持ってくるようにしよう。
例）
お世話になっております。〇〇です。
〇〇の件ですが、結論としては〇〇になりました。
理由としましては〇〇だからです。
要点をまとめて一文は短めor箇条書きにする
いくつもの用件を文章にして書き連ねてしまい、結果的に長文メールになってしまうのも、
意図が伝わらない原因である。
一文が短くなるように要点をまとめたり、用件が多い時は「・」や「番号」を振って書くと、
視認性がアップし読みやすくなる。
例）
以下についてご確認お願いいたします。
・〇〇〇〇〇〇について
〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
・〇〇〇〇〇〇について
〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
・〇〇〇〇〇〇について
〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
改行、行間を利用する
改行していない、行詰まりのメールはとても読みにくいものである。
20～30字を目安に文章の区切りのいいところで改行、また適度に1行空けると読みやすくなる。
引用を使う
とくに複数の用件をやりとりしているときは、何に対しての質問や回答なのか、一目で見えるようにすると、とてもわかりやすくなる。
例えば、Aという用件に対して、３つの質問のやりとりを同時進行で進めていたとすると、
「Aの件ですが、〇〇〇」という文章では、３つの質問のうちのどれなのか？が分かりにくくなる。
その場では理解できたとしても、あとで見直したときには何のことかが分からない。過去のメールを何件も掘り起こして経緯をずっと追わなければならなくなる。
認識の齟齬を防ぐのはもちろん、あとで見直したときの手間を考えても、引用を使うのは効果的である。
例）
お世話になっております。〇〇です。
＞〇〇〇〇〇〇〇〇 ←引用
〇〇〇〇〇〇〇〇です。 ←引用した文章の下に返信を書く
最後に
仕事でメールに使う時間は膨大なものである。その負担を少しでも減らすために、「読みやすさ」「わかりやすさ」を意識してみよう。
やりとりがスムーズになり、お互いの負担が減ることはもちろん、相手からの印象もぐっとアップする。
