仕事での連絡手段は、電話やメールが主流だったが、手軽にメッセージができるチャットツールなども日常的に使われるようになっている。また、働き方の多様化によって、社員ではなく社外パートナーとリモートでやりとりをすることもハードルがずいぶんと下がった。
また効率化、効率化といわれ、定型の挨拶文を送るのはムダだとか、定型文がある文章を嫌がること人もいる。
そうすると、一体どうすればよいのか？と悩んでしまうのだが、これに正解はない。だから、基本のマナーを心得ながら、臨機応変にやっていく。そして、このときに気をつけなければならないのは、自分基準で考えてしまうことである。これは危険である。
自分が面倒だから、自社のルールはそうだからという理由で相手に接してしまうと、クレームに繋がるリスクが高くなるのだ。
私は、以前転職活動をしていたときに、面接の日時について確認して問題なかったため、返信をしなかったことがあった。私としては、返信をしないのは確認したという合図だと判断してしまったのだ。しかし、相手からすると、確認されたかも分からず返信を待っていたとのことだった。このとき、それ以前に何度もやり取りがあったため、返信すると相手の手間になるかもしれない･･･ということが頭にちらついたのも返信しなかった理由としてあったのだが、結果的にメールの返信が原因となり面接の機会を失ったのである。
これは定型の挨拶文を入れるか入れないかという話ではないものの、連絡のしかたについて考えるよい機会になった。
それからは、相手がしつこいと思うような程度でも、不足するよりはいいと考えて、やりとりをするようにしている。不足があれば「失礼だ」と相手を不快にするが、十分すぎる分には「丁寧でありがたいが･･･」と捉えてもらえる。
日本人特有の“察する”コミュニケーションや礼節というものが時として厄介だと感じることがあるのだが、まずは基本のマナーを大前提にしよう。そのうえで、相手から何か要望があれば変えていく。相手を基準にすることで円滑なコミュニケーションになっていくのである。
