いつもきれいに整ったデスクと、書類などがぐちゃぐちゃに置かれたデスク。
どちらのほうが良い印象を受けるだろうか？
きれいに整ったデスクだろう。
さらに、整理整頓ができる人は、仕事もできる！という印象を持っている人もいるのではないだろうか。
逆にいえば、整理整頓ができていない人は、仕事もできないというレッテルを貼られてしまうということでもある。
ここでは、ビジネスマンの必需品であるパソコンのファイル管理についてポイントを挙げていく。
整理整頓のポイント
１、分かりやすさ
“ひと目で分かる”ということを意識する
２、捨てる勇気を持つ
整理整頓が苦手だという人は、捨てられない人が多い。
「またいつか使うかもしれない」と大事に取っておくから物が増えてしまうのだ。
不要になったものは適宜捨てるようにしよう。
どうしても捨てることができないのであれば、「保管場所」を作って、一旦はその中に
放り込んでいくのがよいだろう。そして、「保管場所」のなかのものを全く使うことがない
ということに気づいたら、潔く捨ててみよう。
デスクトップはすっきりと
デスクトップにごちゃごちゃとファイルが置かれているのは、見づらいのはもちろんのこと、端からみた印象も良くないものである。
効率よく仕事をするためにも、デスクトップは必要最低限のものだけを置き、すっきりさせておこう。
自分が使いやすいようにルールがある人も多いだろうが、まず「すっきりしたデスクトップにする」ということを前提にルールを決めるようにしよう。
すっきりさせるポイント
１、アプリのショートカットは使用頻度の高いものだけにする
それ以外は、１つのフォルダにまとめて入れる
２、ファイルは置かない
３、不要なものは削除
フォルダの階層は深くしすぎない
階層の深いところに置いたファイルを取り出しにいくのは結構手間がかかる。
３階層あれば、見やすいフォルダ構成にすることは可能である。
例）
A案件（１階層）
∟見積もり（２階層）
∟見積もり１（３階層）
∟見積もり２（３階層）
フォルダ名の付け方
フォルダが一覧でずらっと並んだ状態で、該当のフォルダをいかに早く見つけられるかもスムーズな仕事に繋がる。
フォルダ名の頭文字に半角英数文字をつけると、整理されて見やすくなる。
例）01_〇〇◯◯
02_〇〇◯◯
a_apricot社
a_アーモンド社
e_Egg社
s_ストロベリー社
ファイル名の付け方
ファイル名が分かりづらいと、いちいち中身を確認しながら該当のファイルを探すことになる。
ひと目で分かるようにファイル名を付けよう。
〈ファイル名の構成要素〉
✓何の書類か 例）請求書、見積書、提案資料
✓何の案件のものか 例）HP制作、会社案内p16制作
✓日付
✓バージョン 例）v1、v2、v3 / ver.1 、ver.2 、ver.3
不要になったファイルは捨てる
更新されて古くなったバージョンのファイルなど不要なものは捨てるようにしよう。
とはいえ、プロジェクトが進行中であれば捨ててしまうとリスクもある。
そういう場合は、「old」のフォルダを作って、古いバージョンのファイルも残しておこう。
最後に
日々使うパソコンの環境を整理整頓することも、効率がアップに繋がるのである。
