参加メンバーが多くなるほど、日程調整は難航するものである。その上、予定はどんどん更新されていく。誰かの返事が遅れると、その間に、会議の候補日にしていた枠が埋まってしまうこともある。そうすると、候補日が少なくなる、改めて追加で日程を調整するなど延々とやりとりが続くことにもなる。
このような場合、どのように日程を調整するのが効率的だろうか？
全員参加は必要なのか？
・参加メンバーを必要最低限にする
関係者全員参加を前提にしている会議はいまだに多く見受けられるが、
そもそも本当に全員の参加が必要なのだろうか？
多くの会議は、あとで情報の共有があれば問題ない人がいるはずである。
それにもかかわらず、なんとしても全員参加にこだわろうとする。
そして、段々と会議の日程が後ろにずれていき、本来時間を十分に取るべき工程での時間が
削られていく。そうまでして全員参加を求める必要があるのか、よく考えてみよう。
調整のすすめ方
①会議の場で、次回の日程を決める
これが一番手っ取り早い。メンバーが揃っている場で、各々が予定を確認しながら
調整してしまえば、サクッと完了する。
②2週間前には調整を進める
多忙な人だと1週間先の予定はぎっしり埋まってしまっている可能性が高い。
しかし、2週間後の予定が埋まっている人はそう多くはない。
2週間前を目安にして早めに進めていくようにしてみよう。
