日々の仕事には締め切りが付きものだが、締め切りに間に合わせるために、どのようにスケジュールを立てているだろうか？
自分がスケジュールを立てる場合もあれば、相手から提示されたスケジュールで動く場合もある。どちらにしても、ちょっとした工夫をすることで、ゆとりが生まれ、最小限の負担で進めていくことができるようになるのである。
心構え
仕事とは、多くの人と連携しながら何かを創り上げていくものである。だから、自分の担当工程で対応が遅れると、周りにも影響がでる。とくに後ろで出番を待っている人にしわ寄せがいくことを念頭におきながら仕事をしよう。
また、意外と「締め切りを後ろにずらすのは当然」という考えを持ちながら仕事をしている人も多い。
締め切りがずれても、大きな問題ではないと思っているのかもしれないが、それによって、影響のでるところに調整や交渉をしている人がいるのである。そういった余計な負荷を生じさせないよう気をつけよう。
締め切りは守るのは当然。
なんなら前倒しで完了させてやる。とうい心構えくらいがちょうどいいのである。
スケジュールを立てるとき
スケジュールを立てるには、手順とキモがある。
手順
手順１、締め切り日を決める
手順２、各工程に必要な工数を見積もりながら、逆算して組み立てていく
手順３、逆算した結果、“現在“よりはみ出してしまうようであれば、各工程で短くできる
ところを調整する
例）A工程 7日間→5日間に短縮
B工程 3日間→2日間に短縮
キモ
1、「バッファ」をもたせる
トラブルなどが起こっても対処する時間を持つために、必ず「バッファ」をもたせよう。
また、「バッファ」は、工程ごとに設定するのではなく、最後にまとめて入れるようにする。
そうすれば、途中の工程で安易にバッファを潰してしまって、最後になって慌てることも防げるし、締め切りよりも早く完了することもできるのである。
「バッファ」の目安は、本来の締め切りより数日前くらいと考えておけばよいだろう。
2、定期的に見直し、柔軟に修正する
仕事は、順調には進まないことのほうが多い。急な仕事が入る、要件が変わる、メンバーが離脱するなど、時間の経過とともに変化する要因がたくさんあるのだ。
あらゆる事態にスムーズに対応するためにも、定期的にスケジュールを見直すことが大事である。
そして、予定より早めに進んでいる工程があれば、全体も前倒しするなど、なるべく「バッファ」が取れるように調整をかけよう。
また、それぞれの担当者は、当初の予定でスケジュールを組んでいるため、きちんと事情を説明し、変更に快く協力してもらえるよう交渉を忘れてはいけない。
スケジュールを見直すときのポイント
- 情報収集を怠らない
- 影響の範囲を把握する
情報を収集しておくことで、リスクの想定ができ回避する手立てを考えられる。
とくに要件の変更が生じた場合、スケジュールの変更のみならず、他の部分にも影響を
及ぼすことがある。その影響範囲が大きければ、締め切り日に間に合わない事態に陥る。
そうならないためにも、どういったところにどうのような影響が生じるのかをしっかりと
把握するのである。
最後に
仕事をするときは、一発OK、予定どおりということは、ほぼないと考えておくほうが無難である。それを前提にスケジュールを組み立てるようにしよう。
また、予定どおりにいかないからこそ、「せめて自分の工程はスムーズに！」と周りへの気持ちを持つことも大切である。
